Hampir semua perusahaan yang datang ke kami untuk minta dibuatkan aplikasi custom sudah pernah mencoba produk SaaS untuk pekerjaan yang sama. Ada yang sebenarnya sudah tepat memilih SaaS dan hanya butuh setup yang lebih rapi atau tambahan integrasi. Ada juga yang dua tahun memaksakan prosesnya mengikuti aplikasi yang tidak pernah pas, sambil membayar biaya per user yang terus naik setiap tahun. Jadi pertanyaannya jarang soal mana yang lebih bagus secara umum. Jawabannya tergantung seberapa standar prosesnya, berapa banyak orang yang memakai, dan seberapa besar bisnis Anda bergantung pada cara kerja yang berbeda dari pesaing.
Perbandingan Singkat
| Aspek | SaaS | Aplikasi custom |
|---|---|---|
| Waktu mulai | Beberapa hari sampai minggu | Biasanya beberapa bulan untuk versi pertama |
| Biaya awal | Rendah, kebanyakan untuk setup dan pelatihan | Tinggi, yaitu biaya proyek pengembangannya |
| Biaya berjalan | Langganan yang naik mengikuti jumlah user atau transaksi | Hosting dan maintenance yang naik pelan seiring pemakaian |
| Kecocokan dengan proses | Proses Anda yang menyesuaikan aplikasi | Aplikasi yang mengikuti proses Anda |
| Data dan integrasi | Terbatas pada fitur export dan API dari vendor | Kontrol penuh atas database dan semua integrasi |
| Yang menanggung risiko | Vendor bisa mengubah harga, fitur, atau berhenti beroperasi | Kode milik Anda, begitu juga tanggung jawab perawatannya |
Kapan SaaS Lebih Menguntungkan
- Prosesnya sama di kebanyakan perusahaan, misalnya akuntansi, payroll, email, chat, dan CRM dasar.
- Aturannya sering berubah karena regulasi, seperti pajak dan penggajian, dan vendor yang mengikuti perubahan itu untuk Anda.
- Timnya kecil dan jumlah user tidak akan banyak bertambah dalam beberapa tahun ke depan.
- Aplikasinya harus jalan bulan ini dan tidak ada anggaran atau waktu untuk proyek pengembangan.
- Vendor punya API yang bagus, jadi datanya tetap bisa mengalir ke sistem lain.
Untuk kasus seperti ini, membangun sendiri jarang balik modal. Software akuntansi atau payroll lokal yang sudah mengikuti aturan pajak Indonesia lebih murah dan lebih aman daripada membuat ulang aturan-aturan itu dari nol.
Kapan Aplikasi Custom Balik Modal
- Prosesnya justru yang membedakan perusahaan Anda dari pesaing, misalnya cara menentukan harga, menyusun jadwal, mengatur rute, atau menyetujui pekerjaan.
- Karyawan bekerja di tiga atau empat aplikasi sekaligus dan setiap hari menyalin data antar aplikasi secara manual.
- Biaya per user sudah jadi pengeluaran bulanan yang besar karena ratusan karyawan, driver, atau mitra butuh akses.
- Pelanggan atau regulator meminta kontrol atas lokasi penyimpanan data dan siapa saja yang bisa mengaksesnya.
- Akal-akalan di spreadsheet sudah berkembang jadi sistem tersembunyi yang hanya dipahami satu atau dua orang.
Bandingkan Biaya untuk Beberapa Tahun
Membandingkan harga tahun pertama saja menyesatkan, karena SaaS murah di awal dan aplikasi custom mahal di awal. Masukkan kedua pilihan ke satu sheet untuk tiga sampai lima tahun. Untuk SaaS, hitung langganan dengan jumlah user yang Anda perkirakan di tahun ketiga, add-on berbayar, biaya implementasi, pekerjaan integrasi yang tetap dibutuhkan, dan jam kerja karyawan untuk akal-akalan di luar sistem. Untuk aplikasi custom, hitung biaya pengembangan, hosting, monitoring, update keamanan, dan anggaran maintenance per tahun. Banyak tim memakai 15 sampai 20 persen dari biaya pembuatan per tahun sebagai perkiraan awal untuk maintenance dan perubahan kecil.
Hitung juga biaya keluarnya. Pindah dari SaaS berarti export data, memetakan data ke sistem baru, dan melatih ulang karyawan. Pindah dari aplikasi custom yang dibuat vendor berarti Anda butuh source code, dokumentasi, dan akses deployment. Apa pun pilihannya, cek dulu seberapa sulit keluar sebelum tanda tangan kontrak.
Jalur Gabungan
Banyak proyek yang kami kerjakan tidak murni SaaS dan tidak juga full custom. Perusahaan tetap memakai SaaS untuk bagian yang standar seperti akuntansi dan HR, lalu membuat aplikasi custom untuk bagian yang khas di bisnisnya, yang terhubung ke SaaS lewat API. Contohnya perusahaan distribusi yang tetap memakai software akuntansinya, lalu membuat aplikasi sendiri untuk order, pengiriman, dan kunjungan sales yang mengirim invoice langsung ke software akuntansi tadi. Dengan cara ini proyek custom-nya tetap kecil, dan fungsi standar tetap dirawat oleh vendornya.
Pertanyaan Sebelum Memutuskan
- 1Tulis proses yang berjalan sekarang, termasuk spreadsheet dan pesan chat yang menambal kekurangannya.
- 2Tandai langkah mana yang standar dan mana yang khas dengan cara bisnis Anda bersaing.
- 3Coba dua atau tiga produk SaaS terbaik dengan data asli dan orang-orang yang akan memakainya setiap hari.
- 4Catat apa yang tidak bisa dilakukan produk SaaS itu, lalu putuskan apakah setiap kekurangan memang kebutuhan atau hanya kebiasaan yang bisa diubah.
- 5Minta penawaran untuk versi custom yang hanya mencakup kekurangan tadi dan integrasinya, lalu bandingkan untuk tiga sampai lima tahun.
- 6Cek syarat keluar di kedua sisi: export data untuk SaaS, serta kepemilikan source code dan serah terima untuk aplikasi custom.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Membuat versi custom untuk hal yang umum, seperti sistem akuntansi lengkap, hanya karena satu laporan formatnya berbeda.
- Memilih SaaS untuk proses inti, lalu membayar begitu banyak add-on dan akal-akalan sampai biayanya melebihi aplikasi custom.
- Memulai pengembangan custom tanpa rencana maintenance, sampai sistemnya menua dan tidak ada yang berani mengubahnya.
- Berlangganan SaaS yang satu-satunya fitur export-nya hanya laporan PDF.
Poin penting
- Pakai SaaS untuk proses standar seperti akuntansi, payroll, dan email.
- Buat aplikasi custom untuk proses yang membedakan bisnis Anda atau yang menghubungkan beberapa aplikasi.
- Bandingkan pilihan untuk tiga sampai lima tahun, termasuk integrasi, akal-akalan di luar sistem, dan maintenance.
- Gabungan SaaS untuk fungsi standar dan aplikasi custom untuk sisanya sering jadi jalur paling hemat.
- Cek cara keluar dari setiap pilihan sebelum berkomitmen.
